Achtergrond Haaglanden Medisch Centrum (HMC) is een topklinisch ziekenhuis in de regio Den Haag, actief op drie locaties: HMC Antoniushove in Leidschendam, HMC Bronovo en HMC Westeinde in Den Haag. Met een breed scala aan specialismen waaronder een 24/7 traumacentrum, neurocentrum en oncologische zorg vervult HMC een belangrijke rol in de regionale zorgketen.
Uitdaging Voor een ziekenhuis als HMC zijn MTZ-certificeringen geen administratieve formaliteit, maar een wezenlijk onderdeel van de kwaliteits- en duurzaamheidsambities. Met meerdere locaties, diverse afdelingen en een groot aantal betrokkenen is de coördinatie rondom certificeringen een complexe opgave. De voornaamste uitdagingen:
- Documentatie en bewijslast waren verspreid over meerdere systemen en afdelingen, zonder centrale toegankelijkheid
- Het monitoren van de voortgang op actiepunten over locaties heen kostte veel tijd en handmatig werk
- Het delen van documentatie met externe auditors verliep omslachtig, via e-mail en losse bestandsoverdrachten
- Na een audit bleef de opvolging van actiepunten intern onvoldoende geborgd
Oplossing Vakna heeft de MTZ-tool ingericht als centraal platform voor HMC, waarmee het behalen én behouden van MTZ-certificeringen over alle locaties gecoördineerd wordt. De tool ondersteunt niet alleen monitoring, maar ook procesoptimalisatie voor de langere termijn:
- Centrale opslag en beheer van alle MTZ-documentatie, toegankelijk voor alle betrokkenen binnen HMC
- Actueel inzicht op actiepunten per locatie en afdeling
- Gestructureerde aanlevering van data en documentatie richting auditors, zonder losse bestandsoverdrachten
- Maandelijkse begeleiding vanuit Vakna voor kwaliteitscontrole, prioritering en afstemming over ontwikkelingen per locatie
- Procesomschrijving en borging voor duurzame verankering binnen de organisatie
Resultaat HMC beschikt nu over één overzichtelijk platform waar alle MTZ-gerelateerde informatie samenkomt. De programmamanager duurzaamheid heeft grip op de voortgang over alle drie de locaties.