Achtergrond tanteLouise is een ouderenzorgorganisatie actief in de gemeenten Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht op de Brabantse Wal. Met meerdere verpleeghuizen en een uitgesproken focus op innovatie biedt tanteLouise liefdevolle zorg op maat — altijd met de mens en diens eigen wensen centraal.
Uitdaging tanteLouise werkt actief aan het behalen en behouden van MTZ-certificeringen. De grootste uitdaging voor de programmamanager duurzaamheid lag in het efficiënt coördineren van alle uitgezette acties: hoe zorg je ervoor dat documentatie goed wordt opgeslagen, toegankelijk is voor iedereen, gezamenlijk bewerkt kan worden en eenvoudig met auditors gedeeld kan worden — zonder een bulk aan e-mails of bestandsoverdrachten?
Daarnaast is het behouden van een certificering net zo belangrijk als het behalen ervan. Actiepunten die tijdens een audit naar voren komen, moeten goed intern worden uitgezet en opgevolgd.
Oplossing Vakna heeft de MTZ-tool ingericht als centraal platform voor zowel het behalen als het behouden van MTZ-certificeringen. De tool fungeert niet alleen als monitoringsinstrument, maar ook als middel voor procesoptimalisatie op de langere termijn. Dit omvat het verzamelen en invoeren van actuele data van gecertificeerde locaties, advies en begeleiding bij het aanleveren van documentatie, en procesomschrijving en borging. Maandelijkse overlegmomenten zorgen voor continuïteit, kwaliteitscontrole en afstemming over prioriteiten en ontwikkelingen.
- Documentatie en bewijslast waren verspreid over meerdere systemen en afdelingen, zonder centrale toegankelijkheid
- Het monitoren van de voortgang op actiepunten over locaties heen kostte veel tijd en handmatig werk
- Het delen van documentatie met externe auditors verliep omslachtig, via e-mail en losse bestandsoverdrachten
- Na een audit bleef de opvolging van actiepunten intern onvoldoende geborgd
Resultaat tanteLouise beschikt nu over één centrale plek waar alle MTZ-gerelateerde informatie samenkomt — overzichtelijk, toegankelijk en klaar voor auditors. De programmamanager duurzaamheid heeft grip op de voortgang en kan eenvoudig schakelen tussen locaties, acties en documentatie.